أغسطس 07, 2023900 معلومة متنوعة ومفيدة، حول التغذية الصحية

   التوصيف الوظيفى                              ادارة الجودة                      مشرف مراقبة الوثائق

المدير المباشر:

مدير الجودة

الاشراف:

لا يوجد

ملخص الوظيفة:

ترتيب والحفاظ على المهام الإدارية في إدارة الجودة.

المسؤوليات والواجبات:

·       فتح وفرز المذكرات الواردة والبيانات والرسائل ورسائل البريد الإلكتروني والتقارير من أجل تحديد أهميتها.

·       إعداد التقارير والمذكرات والرسائل والوثائق الأخرى، وذلك باستخدام برامج word وexcel، وجداول البيانات وقواعد البيانات و / أو عروض البرمجيات.

·       ادخال المعلومات والملفات على الكمبيوتر، واسترجاع وثائق الشركات والسجلات والتقارير.

·       تحية الزوار وتحديد ما إذا كان ينبغي توصيلهم إلى أفراد معينين.

·       ترتيب توقيت لجان الادارات لتجنب تضارب أوقات الأعضاء، وتوزيع الاختصاصات، ومتابعة عقد اللجان، وجمع الملاحظات، واستخراج القرارات من الملاحظات، وإرسالها إلى الجهات المعنية لمتابعة استوفاء القرارات وأسباب تعطيلها.

·       تدوين محاضر لجان مجلس الجودة.

·       تدوين ملاحظات ومهام الاجتماعات الداخلية للجودة.

·       إدارة وصيانة ومتابعة جداول التنفيذيين.

·       تنسيق الخدمات المكتبية المباشرة، مثل إعداد السجلات وشؤون الموظفين، وخدمة الغرف، وصيانة الأدوات وأجهزة الكمبيوتر.

·       تدريب ودعم الموظفين الآخرين، فيما يتعلق بإمكانية الوصول إلى بيئة العمل اعتبارا من الأفراد والإدارات والمواقع و أماكن الملفات، والخ

·       أخذ المكالمات الهاتفية وتحديد ما إذا كان ينبغي تحويلها إلى أفراد معينين.

·       شرح للجهات الخارجية أية أوامر أو قواعد تصدر من الادارة.

·       الصياغة رسائل البريد الإلكتروني، والمذكرات، والجداول الزمنية والمراسلات التي تحتوي على استفسارات روتينية

·       متابعة استجابة الإدارات لطلبات إدارة الجودة والجدول الزمني.

السلطة:

·       لا يوجد

التعامل :

• داخليا: جميع ادارات المستشفى

·       خارجيا: لا يوجد

الكفاءة :-

v    المؤهل: درجة جامعية أو ما يعادلها من الدراسات ذات الصلة.

v     الخبرات: سنة واحدة على الأقل من الخبرة في مجال ذات صلة.

v    التدريب: دورات جودة الرعاية الصحية

v    المهارات:

o      مهارات التواصل الفعال

o       القدرة على حل المشكلات

o      تنظيم وادارة الوقت

o      الالمام باللغة الانجليزية

·       مهارات التعامل مع الحاسب الآلي – Microsoft Office.

التعرض للمخاطر:

·        الإجهاد البدني والعقلي.

ساعات العمل:

8 ساعات يوميا / 6 ايام اسبوعيا